Flujos de trabajo de código abierto en la gestión documental corporativa

El workflow empresarial o la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management, BPM) es una metodología corporativa de gestión, cuyo objetivo es mejorar el desempeño de una organización en términos de eficiencia y eficacia mediante la optimización de sus procesos de negocio. Para lograrlo, los procesos se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continuada, y eso en la actualidad se puede llevar a cabo de forma sencilla utilizando las funcionalidades integradas en un gestor documental corporativo.

ToyotismoLa gestión por procesos se basa por tanto en el entendimiento, visibilidad y control de todos los procesos de negocio de una organización por los propios trabajadores, con el fin de aumentar la rentabilidad de la empresa y lograr la satisfacción del cliente. Se origina en los ’80 con el surgimiento de las normas internacionales de calidad y el modelo de producción japonés basado en el Toyotismo. Que presenta entre sus característica la alta rotación en los puestos de trabajo y/o roles; el trabajo en equipo como elemento estimulador y el sistema just in time, que lleva al reducir el almacenaje físico, equiparando el tiempo de producción, el de circulación de la mercancía en la cadena productiva y el aceleramiento de la demanda.

En la actualidad el BPM, está vinculado con buenas prácticas organizacionales como la búsqueda de la mejora continua y la aplicación de inteligencia a procesos de gestión de contenidos empresariales (en adelante ECM) Gracias a esta funcionalidad, los usuarios pueden iniciar, desarrollar y concluir procesos documentales, administrativos y empresariales, a través del diseño de secuencias formadas por los pasos necesarios para su cumplimiento. En ECM, los flujos de trabajo incluyen la actividad, la acción, los participantes y el estadio correspondiente en el que se encuentra cada documento, respecto a su ciclo de vida. Cada paso del mismo determinara qué debemos hacer con el documento, que normativa tendremos que aplicar a su tratamiento y qué persona o trabajador tiene que intervenir en el documento, bien sea modificándolo o firmándolo.

ciclo-vida-documentos Además de una gestión racionalizada de la información, el uso de flujos de trabajo permite mejorar la eficacia empresarial y sanear la inversión en recursos dedicados a la producción, ya que ofrece información de primera mano sobre el desempeño de funciones por los diversos recursos de la entidad, permitiendo de esta manera un control más objetivo de cada área. En la tradición de la archivística y la gestión documental, los flujos de trabajo están en relación con la descripción de los procesos asministrativos, que se realiza para conocer el uso concreto de la documentación, y con la transferencia de documentos entre áreas o departamentos o bien su custodia en archivos “históricos” o el destino de la destrucción documental.

Los principales gestores documentales, libres y propietarios, como Alfresco, Athento, Nuxeo, OpenKM o R2 Docuo, disponen de la funcionalidad de generar workflow documentales, gracias a la solución jBPM (JBoss Business Process Management). Se trata de un motor de flujo de trabajo de código abierto escrito en Java, distribuido en Licencia Apache por la comunidad JBoss.  Esencialmente, jBPM permite deiseñar de forma gráfica los pasos de un proceso, resultando un diagrama de flujo que se toma como base para la comunicación entre los actores implicados en el proceso.  Las funcionalidades asociadas a la consecución del proceso, como el envío de un e-mail, son automatizadas. A partir de la versión 5.0 , incluye sofisticadas reglas de negocio y la integración de eventos.

Referencias

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