Alternativas libres a SharePoint

Microsoft Sharepoint es una plataforma de gestión de contenidos empresariales con funcionalidades de servidor, plataforma colaborativa, administración de procesos y gestión documental. La utilización del programa es a través de una interfaz gráfica accesible mediante un navegador web. Más de 125 millones de licencias, 65.000 clientes y una red de 700.000 desarrolladores de soluciones lo avalan como solución enterprise. Una de las principales razones de utilización por parte de las empresas es la cercanía de su apariencia y usabilidad al software ofimático al que están acostumbradas. No en vano, está integrado dentro del popular paquete Office.  No obstante, no estamos hablando precisamente de una plataforma flexible que se pueda actualizar cada mes como si se tratara de software libre y modulable, sino que, por ejemplo, un cambio completo de versión implicaría una decisión demasiado importante para muchas empresas.

A ello se suma, sus carencias respecto a la escalabilidad ya que por tratarse de software privativo, conseguir un nivel óptimo de SharePoint requiere desarrollos complicados y costosos, por no mencionar la dificultad añadida de su curva de aprendizaje. En parte esta dificultad se deriva de su estructura hierática que actúa de soporte de un modelo de negocio que no está basado precisamente en la adaptación a las necesidades de cada empresa en particular. Por tanto, las personalizaciones creadas para una determinada versión no permanecerán en posteriores actualizaciones.

La seguridad es otra de sus de sus asignaturas pendientes ya que la plataforma cuenta con vulnerabilidades relacionadas con la gestión de privilegios de acceso relativos a documentos, listas y páginas. En entornos web, si no se toman las medidas oportunas se corre el riesgo de mostrar datos sensibles como el nombre de ciertos ficheros, nombres de usuarios, o fechas en las que los documentos han sido modificados.

El elevado coste de la licencia es otro de los posibles argumentos en contra para su implantación, no solo por el coste de SharePoint en sí mismo, sino por todos los gastos adicionales que implican los requerimientos técnicos de software y de infraestructura necesarios para su utilización. Su mayor coste se debe a que es un producto de Microsoft y por ello solo puede operar con software y hardware privativos compatibles,  y además sus actualizaciones se realizan de la misma forma que el resto de productos de Microsoft, como el paradigmático Windows (con frencuencia las licencias de infraestructura y el motor SQL se vuelven obsoletos y su renovación implica un gasto adicional). Además, el frecuente argumento de venta de su integración con el resto de de productos del paquete Office no se corresponde con la realidad.

Desde el punto de vista de la gestión documental, SharePoint tiene carencias en capacidades relacionadas con captura inteligente de documentos, considerada la primera fase del ciclo de vida de los documentos. Se puede escanear desde SharePoint, inclyendo OCR, pero adolece de la capacidad para trabajar con más de un documento a la vez y no permite automatizar tareas de captura como la extracción de metadatos o la autoclasificación de los documentos. Quizá, una de las razones sea que Microsoft no considera rentable invertir recursos en el desarrollo de esta capacidad cuando ya hay en el mercado potentes soluciones de captura con las que puede trabajar de forma conjunta, como Knowledge Lake o Athento.

Otro de los límites de SharePoint está relacionado con la capacidad de procesamiento de su base de datos. SQL Server almacena los contenidos y documentos bajo el formato BLOB que guarda datos binarios de gran tamaño a los que se accede mediante índices. Debido a que alamacena los contenidos directamente en lugar de referencias a los mismos, el acceso a ellos requiere un consumo mayor de recursos del sistema. Como resultado de esta forma de trabajo, las base de datos asociadas a los entornos SharePoint constituyen en torno al 95% del tamaño total del sistema. Junto a este hecho, la situación actual de la gestión documental corporativa en la que a los documentos textuales se unen  objetos digitales, como vídeos, audio y presentaciones, que requieren mayor capacidad de procesamiento, ocasiona con frecuencia problemas de escalabilidad en términos de hardware en plataformas basadas en la solución de Microsoft. Por esta misma razón, SharePoint suele presentar problemas en la migración de los contenidos y documentos a otros entornos.

Junto a las dificultades anteriores, con el uso de software privativo la empresa usuaria corre el riesgo convertirse en cliente cautivo de la tecnología informática de la empresa desarrolladora. Por mucho que se quiera confiar, la empresa creadora del programa siempre actuará pensando más en su propio beneficio que en los intereses de sus usuarios. Llegando incluso a retirar el soporte de soluciones que ya no le ofrezcan rentabilidad. Por tanto, para evitar efectos como el vendor lock-in, es decir que un  determinado programa se haga absolutamente imprescindible en la infraestructura IT de una empresa, lo más recomendable es poner la mira en software libre y open source, que ofrecerán en todo caso vías más flexibles de adaptación de las soluciones a las necesidades de cada negocio.

Las aplicaciones de software libre por el uso en su creación de estándares abiertos están más preparadas de partida para la integración con otras aplicaciones  presentes en los entornos empresariales, incluyendo la posibilidad de incluir funcionalidades de gestión documental inteligente, no solo mediante estándares de comunicación como CMIS, sino también mediante modificaciones específicas de código. Al no estar desarrolladas con elementos propietarios (predominando JAVA), son en su mayoría multiplataforma, tanto respecto a los principales sistemas operativos (Linux, Windows…) como en lo que se refiere a las bases de datos que los soportan (MYSQL, Oracle, SQL Server, PostgreSQL…). Y en su mayoría presentan una vía de colaboración con la popular suite ofimática Microsoft Office lo cual facilita la distribución de la información. Esta versatilidad constituye una mejora en sí misma que repercute en la seguridad, el rendimiento y las posibilidades de explotación de los contenidos y documentos almacenados en el sistema.

Alfresco, Nuxeo y Athento

Como ya comentaba en un artículo anterior sobre gestión documental con software libre, los profesionales de la gestión documental consideran a Nuxeo y Alfresco como las grandes alternativas a soluciones propietarias como SharePoint o Documentum. Optando por estos proyectos se evitan los inconvenientes de costosas licencias e implementaciones complejas para adaptar la plataforma a los entornos particulares de trabajo. Por ello, las soluciones de software libre suponen también una forma más sencilla de trabajar, sin que ello implique necesariamente una pérdida de eficacia y eficiencia.

La opción más global podría ser Alfresco, ya que incluye tanto prestaciones de gestión de contenidos (se integra con Drupal y Liferay) como de ECM, aportando además la ventaja de ser más barato que SharePoint.  La parte de la colaboración está muy trabajada, permitiendo la creación de contenidos desde una gran variedad de sitios de publicación web (wikis, blogs, CMS), desde paquetes ofimáticos libres y propietarios y a través de herramientas útiles como calendarios individuales y de equipo, feeds de actividad, tableros de discusión, etc. Nuxeo es otra de las soluciones representativas. Esencialmente,  actúa como repositorio de documentos. Su mayor ventaja es la versatilidad para personalizarlo según las necesidades concretas de la empresa, pues participa del concepto de plataforma que puede crecer y transformarse mediante desarrollos de terceros, como tambiñen le courre a SharePoint. En el caso de Nuxeo se tiene la ventaja añadida de su arquitectura modular y de que los cambios implican un menor coste.

Yerbabuena Software, empresa desarrolladora de Athento, ha desarrollado su propio repositorio basado en Nuxeo denominado Athento ECM que integra, además, la funcionalidades de gestión documental inteligente que constituyen su valor añaido. Dichas mejoras se traducen en automatización de procesos relacionados con extracción de medatados mediante OCR y técnicas de data mining, autoclasificación de documentos previamente capturados en el sistema, procesamiento específico de expedientes y separación de documentos por el sistema, etc. Su mayor garantía es que ha sido probado en entornos con  más de 18 millones de documentos y en entornos distribuidos.

En lo que respecta al trabajo colaborativo, SharePoint se integra con Yammer, plataforma que fue adquirida por Microsoft en 2012 , y otras herramientas de Microsoft como IM an Expert que permiten la integración de redes sociales en los ambientes de trabajo. En lo que se refiere a la colaboración, quizá Alfresco y Nuxeo no sean las mejores alternativas, ya su gran diferencia respecto al producto de Microsoft se centra  sobre todo en el precio y en su enfoque más dirigido hacia la gestión documental y CMS. En este sentido, sería más apropiado dirigir la mirada a plataformas open source de Enterprise Social Networking como Oxwall, Social Engine o Elgg.

Otras soluciones de gestión documental libres y abiertas

Junto a la tríada Alfresco, Nuxeo y Athento, hay un amplio y variado mercado de soluciones de código libre para la gestión de la documentación empresarial, principalmente enfocado a las PYMES. Knowledgetree funciona con el paquete PHP, MySQL y Apache. Cuenta una versión de comunidad y otra comercial que incluye soporte y plugins para conectar la aplicación con Microsoft Office. Una vez instalado, se pueden incorporar a la configuración básica funcionalidades más específicas como flujos de trabajo, permisos, perfiles, integración con Active Directory o con LDAP. La interfaz web es personalizable con el logo de la empresa y se puede seleccionar la información que aparecerá en la pantalla inicial según las necesidades de cada usuario. Entre sus funcionalidades permite subir archivos de varias formas (a través de carpeta, carpeta comprimida y carga de un documento individual); y la suscripción a carpetas o documentos específicos, a través de lo cual los usuarios interesados recibirán directamente las notificaciones de cambios en las mismas.

OrfeoGPL es un sistema de gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Publicos Domiciliarios (SSPD) de Colombia. Es software libre bajo licencia GNU/GPL. Maneja múltiples formatos de información (ODT, XML, DOC). Los módulos que incluye le aportan funcionalidades de captura documental; interfaz personalizada del usuario final; gestión documental;  préstamo de documentos; estadísticas de uso del sistema; interoperabilidad; trabajo con expedientes; y trabajo con documentos XML, entre otras. Una de sus ventajas es su bajo coste.

Recientemente, difundimos en el blog DoKumentalistas un post sobre OpenProdoc, un gestor documental programado en solitario por el desarrollador Joaquín Hierro. Se trata de una aplicación cuya arquitectura es muy próxima a los modelos pensados para distribudirse en cloud. Conforme a sus prestaciones podría ser comparado al núcleo base de Alfresco, Filenet o Documentum. No obstante, no sería un gestor documental al uso al no disponer de módulos adicionales que integran la mayoría de soluciones del mercado actual relacionados con BMP, Digitalización o Colaboración. En las próximas versiones está prevista la inclusión de gestión de tareas/procesos, mejoras en la seguridad, la posibilidad de trabajar con servidores en modo caché y la utilización de la nube de Amazon como repositorio. El software se distribuye bajo licencia GPL 3.0, contemplando licenciacimientos adicionales según los casos. Esta disposible su descarga en Googlecode.

Liferay es una solución GPL de gestión de contenidos de código abierto creada en el año 2000. Es una opción muy versátil, con traducción disponible en un amplio conjunto de idiomas, que provee a las empresas de espacios virtuales colaborativos para centralizar tareas y compartir contenidos digitales. Es especialmente interesante como solución Enterprise de gestión de contenidos (puede integrarse con Alfresco) y de creación de portales sociales y sitios colaborativos. Algunas de sus aportaciones exclusivas son referidas a la gestión integral de la experiencia del cliente (segmentación de contenidos,  plataformas multisite y gestión de identidades); soporte para creación de redes sociales verticales y personalizadas (colaboración social integrada, integración con ERP y CRM, diseño de flujos de aprobación y establecimiento de permisos para documentos); gestión de contenidos empresariales (gestión de documentos y contenidos incluyendo su integración con SharePoint, Documentum y Filenet, sincronización con escritorio y móvil y diseño de flujos de trabajo); versión disponible para dispositivos móviles con diseño web responsive, entorno de desarrollo de apps móviles nativas y reglas específicas para móviles y previsualizaciones. Cuenta además con una solución vertical orientada a la colaboración social para empresas denominada Liferay Social Office.

OpenKM es una aplicación web que proporciona capacidades completas de gestión de documentos incluyendo el control de versiones, metadatos, digitalización,  comentarios, foros sobre el documento, workflow, etc. Entre las utilidades que incorpora se encuentran Desktop Sync para sincronizar carpetas y archivos del servidor con un ordenador local (disponible en Linux y Windows); Microsoft Office Add-in que permite interactuar con los programas del paquete Office; cliente de firma electrónica para firmar los documentos creados y gestionados por el sistema; y Scanner Client, un cliente de digitalización que permite capturar imágenes desde escáner, convertirlas en PDF y subirlas al sistema definiendo valores en los metadatos. La interfaz está confeccionada partiendo de la filosofía y funcionalidad de la Web 2.0 basada en el framework GWT (Google Web Toolkit) que soporta la mayoría de navegadores actuales. Cuenta con una interfaz de usuario adaptada a dispositivos móviles. Puede integrarase con otros sistemas de gestión documental y repositorios mediante el estándar de interoperabilidad CMIS y mediante una API basada en Webservices (SOAP) y REST. Para aplicaciones .NET mediante encapsulamiento de la API de OpenKM por aplicación de SDK (Software Development Kit) y un conjunto de soluciones gráficas. La tecnología Java le permite implementar una capa de seguridad a través de Spring Framework ).

Finalizo comentando que no he pretendido realizar un repaso exhaustivo por las soluciones de código libre y open source dedicadas a la gestión de documentos en la actualidad.  Cada uno de los profesionales que trabajan a diario en este sector tendrá su programa predilecto y a algunos les sorprenderá por ejemplo la ausencia de OpenText o quizá les hubiera gustado que se hubieran aportado otro tipo de datos acerca de las apliaciones aquí reseñadas. Admito también que el planteamiento realizado sobre SharePoint no covenza a a algunos, ya que aunque parte de fuentes contrastadas, forma parte de mi opinión profesional como consultor y especialista en gestión documental. En cualquier caso, espero que este post sea de utilidad y que suscite comentarios y dudas que estaré encantado de responder.

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