Sistema de gestión documental de la UOC

Descripción

La UOC dispone de un sistema seguro e integral de preservación de documentos electrónicos generados a partir de los procedimientos y trámites en torno a la administración electrónica. Este sistema tiene dos repositorios: uno propio, Alfresco, y otro externo, eArxiu, un servicio consorciado entre las diferentes universidades de la ACUP y el CSUC.

Alfresco es un software de gestión documental que funciona como repositorio de los documentos electrónicos con validez jurídica y legal. Para reforzar el modelo de gestión documental de Alfresco, también se dispone de la solución tecnológica eArchivo, que permite al archivero definir el almacenamiento y la preservación de los documentos con el fin de cumplir los requisitos legales y los estándares técnicos necesarios, tales como:

  • seguridad y políticas de acceso a los documentos;
  • definición de fondo de archivo;
  • definición del cuadro de clasificación y tablas de evaluación;
  • resellado de documentos con firma digital.
  • eArxiu.

El convenio firmado en marzo del 2013 entre la UOC y el Consorcio de Servicios Universitarios de Cataluña (CSUC). permite que los documentos electrónicos que se conserven en el gestor documental de la UOC, Alfresco, se puedan transferir de forma regular al iArxiu. Esta plataforma tecnológica de archivo digital permite la custodia de documentos electrónicos a largo plazo, sin que quede comprometida la accesibilidad a estos documentos por cuestiones de obsolescencia tecnológica. Así pues, se trata de una herramienta que se orienta a la conservación de documentos electrónicos que requieren una conservación permanente, por lo que complementa a Alfresco.

Sus funciones principales son las siguientes:

  • Conservar y proteger los documentos electrónicos con todas las garantías de seguridad, integridad y autenticidad.
  • Garantizar que los documentos se conservarán de una forma segura en el tiempo y que se podrán recuperar y visualizar en cualquier momento.
  • Garantizar que las firmas electrónicas que incorporan los documentos serán plenamente válidas en todo momento.

Entidad

Universitat Oberta de Catalunya

Contacto

Persona de contacto: Servei d'Arxiu i Gestió Documental

Correo electrónico: arxiu[a]uoc.edu

URL del proyecto

Gestión interna.

URL del software

https://www.alfresco.com/

Software

Tipo de aplicación

Tipo de centro